Zásady ochrany osobních údajů

Obecná ustanovení

Záleží nám na Vašem soukromí a na informacích, které s námi sdílíte, a chceme, abyste mohli porozumět tomu, jak společnost VPGC s.r.o. (dále jen „VPGC“ nebo též „my“) získává, uchovává, zpracovává a chrání Vaše osobní údaje, a to v souvislosti s objednávkami a dodávkami našeho zboží a služeb, provozem internetových stránek či mobilních aplikací.

Společnost VPGC plně respektuje Vaše právo na soukromí a ochranu osobních údajů a přijímá osvědčené postupy v souladu s platnými zákony a předpisy EU o ochraně soukromí, včetně Obecného nařízení o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“).

Osobními údaji jsou jakékoliv informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby, tedy vás, pokud jste podnikající fyzickou osobou, a/nebo Vašich zaměstnanců. Veškeré produkty a služby, které poskytujeme, jsou určeny pro vás jakožto našeho odběratele, který jedná v rámci své obchodní nebo jiné podnikatelské činnosti a/nebo při výkonu svého povolání pro svého zaměstnavatele, který je našim odběratelem (dále jen „odběratel“ nebo též „Vy“).

Tento dokument popisuje

  • Jaké informace shromažďujeme a jak
  • Jak chráníme Vaše osobní údaje
  • Co děláme se shromažďovanými osobními údaji
  • Právní základ, který máme pro zpracování Vašich osobních údajů
  • Kdy a jak sdílíme Vaše osobní údaje s někým dalším
  • Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje
  • Vaše práva a jak je můžete uplatnit

Doporučujeme Vám pečlivě se seznámit s těmito Zásadami ochrany osobních údajů. Využíváním služeb a poskytnutím Vašich osobních údajů potvrzujete, že jste byli informováni o našem využívání Vašich osobních údajů, jak je uvedeno v Zásadách ochrany osobních údajů.

Správce osobních údajů

Správcem osobních údajů je společnosti VPGC s.r.o. se sídlem Karlovo náměstí 555/31, 120 00 Nové Město Praha 2, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Městským soudem v Praze, Spisová značka: oddíl C, vložka 224596. IČ: 02869390.

Webová stránka: www.vpgc.com.

Aktuální kontaktní údaje naleznete na webu v menu Kontakty.

Kontakty týkající se ochrany osobních údajů

Správce údajů jmenoval kontaktní osobu pro ochranu osobních údajů. Kontaktní informace:

Jméno: Vjačeslav Petraševskij
telefon: +420 777 781 877
email: vjaceslav.petrasevskij@vpgc.com

Vezměte prosím na vědomí, že kontaktní osoba pro ochranu osobních údajů se může v budoucnosti změnit. Aktuální kontakty můžete vždy nalézt v Zásadách ochrany osobních údajů. Aktuální Zásady ochrany osobních údajů jsou uvedeny na internetových stránkách společnosti na následujícím odkazu: www.vpgc.com/zasady-ochrany-osobnich-udaju.

Účel, způsob a doba zpracování osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme několika různými způsoby a pro odpovídající účely:

Zpracování osobních údajů pro nákup zboží a služeb

Abychom mohli zpracovat Vaše objednávky a doručit Vám objednané zboží a služby, potřebujeme znát a dále zpracovávat Vaše osobní údaje. Osobní údaje Osobní údaje od Vás získáváme z různých zdrojů, včetně zdrojů veřejně dostupných, kterými jsou veřejné rejstříky (např. obchodní rejstřík), webové stránky společnosti, dokumentace nezbytná při plnění smlouvy (e-mailová či jiná komunikace, objednávky).

Zpracování osobních údajů pro komunikaci a školení

V případě, že nám udělíte souhlas, budeme Vaše osobní údaje využívat pro zasílání novinek o našich výrobcích, zboží, akčních cenách a novinkách a jiná obchodní sdělení související s produkty a marketingovými semináři či odbornými školeními konanými společnosti VPGC.

Jaké informace shromažďujeme

VPGC o vás shromažďuje údaje, které jsou omezeny na druh informací, které lze nalézt na typické vizitce: jméno, příjmení, název pracovní pozice, pracovní e-mail a pracovní telefonní číslo, a dále název, IČ, DIČ, sídlo či provozovna zaměstnavatele či společnosti.

V některých případech vás můžeme požádat o poskytnutí dalších profesních informací, jako je velikost společnosti, pro kterou pracujete, a obor.

Za účelem zlepšení a/nebo aktualizace informací, které jste nám poskytli, je můžeme kombinovat s profesními informacemi a osobními údaji, které shromažďujeme ze zdrojů třetích stran. Osobní údaje, na které odkazujeme v tomto dokumentu, jsou vámi poskytnuté osobní a profesní informace a další informace, které získáváme ze zdrojů třetích stran.

Shromažďujeme také údaje o objednaném zboží či službách, provedených objednávkách, zaplacených částkách, provedených platbách apod.

Tento web také shromažďuje a ukládá určité informace automaticky pomocí souborů cookie a podobných technologií, včetně adres IP, oblasti nebo obecné polohy počítače nebo zařízení, které přistupují k internetu, typu prohlížeče, operačního systému, historie zobrazení stránek a dalších informací o používání. Další podrobnosti naleznete v Zásadách pro soubory cookies provozovatele platformy tohoto webu (Cookie Policy).

Protože může soubor cookie jednoznačně identifikovat počítač, mobilní zařízení, tablet (dále jen „zařízení“) nebo osobu, která takové zařízení používá, stanovuje nařízení GDPR, že se v případě občanů EU jedná o osobní údaje. Z uvedeného důvodu se tyto zásady ochrany soukromí vztahují na takové osobní údaje shromažďované společností VPGC.

Jak informace shromažďujeme

Vaše osobní údaje zpracováváme z vámi zadaných objednávek zboží a služeb a z přihlášek na školení a konference. Osobní údaje od vás získáváme z různých zdrojů, včetně zdrojů veřejně dostupných, kterými jsou veřejné rejstříky (např. obchodní rejstřík), webové stránky společnosti, dokumentace nezbytná při plnění smlouvy (e-mailová či jiná komunikace, objednávky).

Pro jaké účely informace shromažďujeme

Vaše osobní údaje zpracováváme, abychom mohli uzavírat rámcové či jiné kupní smlouvy, na základě těchto plnit a zajistit vám tak plné využívání našich služeb – zpracování a vyřizování objednávek, zajištění dodávek objednaného zboží, produktů a služeb, příjem plateb a vyřizování případných upomínek plateb za dodané zboží a služby, poprodejní podpora, vyřizování reklamací a záruční a pozáruční servis.

V případě, že byste se opozdili s platbou, nesplnili svůj závazek, platbu bychom od vás neobdrželi, případně nám z Vaší strany vznikla jiná škoda či újma, můžeme rovněž osobní údaje zpracovávat za účelem vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochrany a výkonu našich právních nároků.

Účelem zpracování Vašich osobních údajů může být také zasílání marketingových nabídek a jiných obchodních sdělení, a to na základě vámi uděleného souhlasu.

Právní základ pro zpracování Vašich osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme na základě právního titulu plnění smlouvy a/nebo našeho oprávněného zájmu (zejména v případě, kdy s námi jednáte jako zaměstnanec odběratele) komunikovat s konkrétní pověřenou osobou, která zastupuje smluvní stranu, za účelem plnit smlouvu, případně poskytnout související informace.

Dále zpracováváme Vaše osobní údaje na základě oprávněného zájmu spočívajícím ve vymáhání našich pohledávek a/nebo určení, ochraně a výkonu právních nároků společnosti VPGC. Vaše osobní údaje můžeme za tímto účelem uchovávat po dobu promlčecí lhůty.

Za určitých okolností můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje také jinak, pokud na tom má VPGC oprávněný zájem a neporušuje tím žádná Vaše práva a svobody.

Právním titulem zpracování pro zasílání marketingových nabídek a obchodních sdělení je Váš souhlas se zpracováním Vašich osobních údajů dle čl. 6 odst. 1, písm. a) GDPR. Ten udělujete pro potvrzení, že chcete dostávat marketingová sdělení, případně informace o seminářích nebo o odborných školeních.

Potvrzením dáváte souhlas s tím, že Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat a třídit je dle výše uvedených jednotlivých kategorií pro účely nabízení obchodu, služeb nebo produktů a služeb jiných subjektů, pro služby s přidanou hodnotou, pro marketingové, školicí a obchodní účely společnosti VPGC a rovněž také pro nabídku našich produktů a služeb prostřednictvím telemarketingu.

Váš souhlas je čistě dobrovolným projevem a můžete to kdykoliv odvolat.

Jak dlouho uchováváme Vaše osobní údaje

Osobní údaje budeme uchovávat výhradně po dobu nezbytnou pro zpracování Vaší objednávky a naplnění kupní smlouvy, popř. po dobu trvání smluvního vztahu (např. v případě rámcové smlouvy), případně po dobu možnosti reklamace i záručního či pozáručního servisu, případně poprodejní podpory.

Některé osobní údaje mohou být uvedeny na účetních dokladech (tedy zejména fakturách, účtenkách a dodacích listech). Zákony (např. zákon o účetnictví či zákon o DPH) nám ukládají tyto doklady uchovávat, a to až po dobu 10 let. Pokud nám tedy vzniká zákonná povinnost tyto doklady archivovat, ukládáme spolu s nimi i Vaše osobní údaje uvedené na příslušném daňovém dokladu.

Údaje pro zasílání marketingových nabídek a obchodních sdělení uchováváme po dobu trvání uděleného souhlasu, tedy nejdéle po dobu 5 let, případně do jeho odvolání.

Jak chráníme Vaše osobní údaje

Přijímáme vhodná bezpečnostní opatření (zejména technická a organizační), abychom ochránili Vaše osobní údaje před jakoukoli náhodnou ztrátou, zničením, zneužitím, poškozením a neoprávněným nebo nezákonným přístupem. Upozorňujeme Vás však, že u žádného přenosu dat prostřednictvím internetu nebo technologií pro ukládání dat nelze zaručit 100% bezpečnost.

Správce uzavřel smlouvu o zpracování osobních údajů, která zaručuje především adekvátní bezpečnostní opatření.

Tato opatření mohou mimo jiné zahrnovat zejména přijetí přiměřených kroků k zajištění odpovědnosti zaměstnanců, kteří mají přístup k Vašim údajům, školení zaměstnanců, pravidelné zálohování, postupy pro obnovu dat a řízení incidentů, softwarová ochrana zařízení, na kterých jsou uložena osobní data atd.

Kdy a jak sdílíme Vaše osobní údaje s někým dalším

Osobní údaje, které shromažďujeme výše popsanými způsoby, můžeme sdílet se třetími stranami, které zajišťují některé služby související se zajištěním prodeje našeho zboží a služeb, jejich doručování, vyřizování objednávek, administrativní podporou či využívání softwarových prostředků. Tyto osoby jsou tak v postavení zpracovatelů osobních údajů. Vaše osobní údaje tak můžeme sdílet zejména:

  • s našimi dodavateli, kteří pro určité typy služeb (školení a semináře) poskytují služby či manuály
  • s dodavateli našich IT systémů, kteří mohou mít v určitých případech přístup k Vašim osobním údajům.
  • s externími právními zástupci, pokud je to nezbytné pro vymáhání pohledávek nebo pro ochranu našich oprávněných zájmů.
  • orgánům veřejné moci, vyžadují-li to právní předpisy

Záruky

Se zpracovateli osobních údajů dle předešlého odstavce jsme uzavřeli smlouvy o zpracování osobních údajů, které zaručují nejméně stejnou úroveň ochrany Vašich osobních údajů jako tyto Zásady ochrany osobních údajů.

Vaše práva v souvislosti s osobními údaji

Co můžete požadovat?

V souladu s platnými právními předpisy máte právo požadovat přístup ke svým osobním údajům, které jako správce osobních údajů zpracováváme, právo na jejich opravu, vymazání nebo přenos (např. přenos Vašich osobních údajů k jinému poskytovateli služeb), právo podat námitky a také právo požadovat omezení našeho zpracování. Můžete také kdykoliv vzít zpět souhlas, který jste nám poskytli. Vezměte prosím na vědomí, že zpětvzetí Vašeho souhlasu neovlivní zákonnost jakéhokoli zpracování uskutečněného na základě Vašeho souhlasu před tímto zpětvzetím.

Oprava Vašich osobních údajů

Podle platné právní úpravy máte právo na opravu svých osobních údajů, které s námi sdílíte. Žádost o opravu můžete zaslat prostřednictvím e-mailu: office@vpgc.com.

Přijímáme přiměřená opatření k zajištění toho, abyste mohli udržovat Vaše osobní údaje přesné a aktuální. Vždy nás můžete kontaktovat s dotazem, zda stále zpracováváme Vaše osobní údaje.

Pokud zjistíte, že jsou Vaše osobní údaje, které zpracováváme, nepřesné nebo neúplné, a nejste schopni aktualizovat Vaše osobní údaje podle tohoto článku, můžete o aktualizaci Vašich osobních údajů požádat nás. Ověříme Vaši identitu a Vaše osobní údaje zaktualizujeme.

Vymazání Vašich osobních údajů

Můžete nás kdykoliv požádat o vymazání svých osobních údajů. Pokud nás oslovíte s takovou žádostí, smažeme bez zbytečného odkladu všechny Vaše osobní údaje, které máme, pokud Vaše osobní údaje již nepotřebujeme pro plnění smluvních a zákonných povinností či ochranu našich oprávněných zájmů, jak jsou popsány výše. Dále také smažeme (a zajistíme smazání ze strany zpracovatelů, které pověřujeme) všechny Vaše osobní údaje v případě, že odvoláte svůj souhlas a tyto údaje nezpracováváme na základě jiných účelů /právních titulů nebo pokud to bude vyžadovat zákon.

Odvolání Vašeho souhlasu

Udělený souhlas ke zpracování údajů pro marketingové účely můžete kdykoliv odvolat bez uvedení důvodu. Kontaktujte nás prosím prostřednictvím emailu: office@vpgc.com nebo dopisu. V takovém případě Vaše osobní údaje nebudeme dále zpracovávat (pokud takové údaje nezpracováváme ještě na základě jiného účelu a právního titulu). Souhlas můžete odvolat nejen pro všechny osobní údaje a účely, ale také pouze pro některé osobní údaje nebo účely.

Vezměte prosím na vědomí, že odvolání Vašeho souhlasu nemá vliv na zákonnost jakéhokoliv zpracování prováděného na základě dříve uděleného souhlasu.

Zpřístupnění a přenositelnost Vašich osobních údajů

Máte právo získat osobní údaje týkající se Vaší osoby, které jste nám poskytli a my je zpracováváme na základě Vašeho souhlasu nebo plnění smlouvy, a to ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu. Pokud to budete požadovat, můžeme Vaše osobní údaje takto zpracovávané zaslat přímo třetí straně (jinému správci údajů), kterého uvedete ve své žádosti, pokud takový požadavek nebude mít negativní vliv na práva a svobody jiných osob, a pokud bude technicky proveditelný, nebo je můžeme takto poskytnout přímo Vám.

Námitka proti zpracování

Máte právo vznést kdykoliv námitku proti zpracování osobních údajů zpracovávaných na základě našeho oprávněného zájmu, případně pro splnění úkolu prováděného ve veřejném zájmu nebo při výkonu veřejné moci. Pokud se na naší straně neprokážou závažné oprávněné důvody pro zpracování, které převažují nad zájmy nebo právy a svobodami subjektu údajů, nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebudeme osobní údaje dále zpracovávat.

Omezení zpracování

Pokud nás požádáte o omezení zpracování svých osobních údajů, např. v případě, kdy zpochybňujete přesnost, zákonnost nebo naši potřebu zpracovávat Vaše osobní údaje, omezíme zpracovávání Vašich osobních údajů na nezbytné minimum (uložení), a případně je budeme zpracovávat pouze pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků, nebo z důvodu ochrany práv jiné fyzické nebo právnické osoby, nebo jiných omezených důvodů předepsaných platnými právními předpisy. Pokud dojde ke zrušení omezení a my budeme ve zpracovávání Vašich osobních údajů pokračovat, budeme vás o tom bez zbytečného odkladu informovat.

Stížnost u úřadu pro ochranu osobních údajů

Máte právo podat stížnost týkající se našeho zpracovávání údajů u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7. Internetové stránky úřadu: www.uoou.cz.

Jak můžete svá práva uplatnit

Pokud uplatníte jakékoliv své právo, informujeme o přijatém opatření nebo opravě nebo vymazání Vašich osobních údajů nebo omezení zpracování v souladu s Vaším požadavkem každého příjemce, kterému byly tyto údaje poskytnuty, pokud takové sdělení bude možné a/nebo nebude vyžadovat nepřiměřené úsilí.

Práva vztahující se k osobním údajům, vč. odvolání souhlasu, můžete uplatnit kdykoli níže uvedenými způsoby:

  1. E-mailem se zaručeným elektronickým podpisem na adresu office@vpgc.com
  2. Doporučeným dopisem s ověřeným podpisem poštou na adresu správce.

Při uplatnění své žádosti budete požádáni o poskytnutí některých identifikačních informací, které jste poskytli při registraci. Poskytnutí takových údajů je nezbytné pro ověření, zda byl příslušné požadavek zaslán Vámi. Odpovíme Vám do jednoho měsíce po obdržení Vaší žádosti, přičemž si však vyhrazujeme právo tuto lhůtu prodloužit o dva měsíce.

Co se stane, pokud neposkytnete osobní údaje?

Vyžadujeme pouze osobní údaje nutné k uzavření a plnění smlouvy, tedy k tomu, abychom vám mohli řádně předat objednané zboží, produkty a služby. V případě, že nám potřebné údaje nesdělíte, nebudeme schopni výše uvedené splnit.

Vaše osobní údaje pro zasílání marketingových nabídek a obchodních sdělení nebudeme zpracovávat, pokud nám k tomu nedáte souhlas. Udělení souhlasu je přitom Vaší svobodnou volbou. Jediným důsledkem je, že vám nebudeme zasílat marketingové nabídky produktů, školení apod.

Aktualizace Zásad ochrany osobních údajů

Průběžně můžeme zásady ochrany osobních údajů upravovat či aktualizovat. Jakékoliv změny těchto Zásad ochrany osobních údajů se stanou účinnými po jejich zveřejnění na následujícím odkazu: www.vpgc.com/zasady-ochrany-osobnich-udaju.

Poslední aktualizace 19.11.2018.